Cómo enviar correos masivos en Outlook: ¿es lo más recomendable?

El correo electrónico es uno de los canales de comunicación que más utilizan las empresas a día de hoy debido a los múltiples beneficios que aporta. A la hora de gestionar correos electrónicos el software número uno es Outlook de Microsoft. Esta herramienta que se incluye en el paquete ofimático Office permite crear, organizar, filtrar, y en definitiva, realizar una gestión completa de los correos electrónicos tanto personales como de un negocio.

Uno de los usos más interesantes a nivel laboral de los emails es su envío masivo, para realizar comunicaciones o en campañas de marketing.

A continuación, veremos cómo enviar correos masivos en Outlook, valoraremos si es la mejor opción para realizar este tipo de envíos, y propondremos la mejor alternativa que existe en el mercado.

Cómo se envían correos masivos desde Outlook

No es complicado conocer cómo enviar correos masivos por Outlook. Para ello, y desde la última versión de la herramienta, se debe ir a la ficha Personas y en la lista de contactos realizar una selección de los contactos a los que se quiere enviar el correo electrónico.

Una vez realizada la selección de usuarios hay que hacer clic en la opción Combinar correspondencia para acceder a las opciones de envío masivo.

En las opciones de combinación se deben seleccionar tres parámetros:

1. Tipo de documento. Seleccionar la opción Cartas modelo.
2. Combinar en. Seleccionar Correo electrónico.
3. Línea de asunto de mensaje. Introducir el mensaje para el asunto del correo que leerán todos los destinatarios.

Tras aceptar se abrirá el programa Word de forma automática, donde se podrán insertar campos personalizados con información que se quiera añadir al mensaje. Finalmente se redacta el texto del mensaje en el propio Word y se pulsa el botón de la parte superior derecha llamada Finalizar y combinar. En ese momento se abre una ventana emergente para realizar el envío de los mensajes.

Desventajas de enviar correos masivos desde Outlook

Como hemos visto anteriormente, enviar mailing desde Outlook es posible, aunque es un proceso que no está bien optimizado. Las principales desventajas de enviar correos masivos en Outlook son:

• Si el destinatario tiene una versión distinta, el correo probablemente se muestre de forma incorrecta.
• No permite personalizar los mensajes teniendo en cuenta a los distintos destinatarios.
• No se tiene acceso a datos estadísticos sobre los envíos.
• Es muy posible que la mayoría de emails acaben en la bandeja de correo no deseado o Spam.
• No permite que el suscriptor pueda darse de baja de la lista de suscripción de forma rápida y automatizada.

Cuál es la mejor alternativa a Outlook para enviar correos

Tras conocer cómo mandar emails masivos Outlook y todos los inconvenientes que ello conlleva, lo mejor es optar por una herramienta específica de marketing digital como Mailchimp o Mailrelay para realizar envíos de correos masivos.

En CroCreativo disponemos de un servicio de email marketing utilizando Mailchimp, con el que es posible automatizar campañas para obtener los mejores resultados, con el envío de correos personalizados y accesos a estadísticas para medir su grado de impacto.

Con este modelo, podemos saber un sinfín de cosas que permiten optimizar la efectividad de esas campañas.

• Tasas de apertura del envío masivo.
• Quién abre y quién no abre el email y cuándo lo hacen.
• Dónde pinchan y qué hacen tras llegar a nuestra página objetivo o Landing Page.
• Quién de esos receptores acaba comprando o realizando una acción concreta.
• Quién de los suscriptores no desea recibir más correos.

Y con todos esos datos, seremos capaces de realizar envíos automatizados y dirigidos a grupos concretos según las acciones que hayan realizado. Podemos tenerlo todo programado y automatizado para que la plataforma envíe diferentes emails a posteriori, según hayan realizado una acción u otra.

Hemos visto cómo enviar emails masivos con Outlook y por qué no es una herramienta eficiente en este aspecto. Una alternativa a Outlook como Mailchimp permitirá obtener mejores resultados en las campañas de email marketing que se lleven a cabo.

¿A que te parece interesante todo lo que se puede conseguir con una gestión profesional de las campaña de Email Marketing?